دسته‌ها
شغل پردرآمد با سرمایه کم

تمام آنچه نیاز است بدانید

جلسات تیم برای حفظ هم تراز همه بدون توجه به محل زندگی ، سودمند است. اگر یک مدیر تیم از راه دور یا یک رهبر در شرکت خود هستید ، مهم است که هر زمان از تیم خود بخواهید در جلسه شرکت کند در صورت ضرورت جلسه ، برای همه افراد درگیر و در زمانی که مناسب برای همه از راه دور باشد مهم است. اعضای تیم.

 با عضویت در وبلاگ ما ، به هزاران کارگر از راه دور بپیوندید →

کارگران از راه دور هر هفته بیشتر از کارگران در محل شرکت می کنند. در گزارش کار از راه دور سال 2019 مشخص شد که 14٪ از کارگران از راه دور بیشتر وقت خود را به بیش از 10 جلسه در هفته اختصاص می دهند (در مقابل تنها 3٪ از کارگران در محل). حتی اگر آنها برخی از روزهای کاری را به خود اختصاص دهند ، جلسات مهم هستند و فضای بسیار خوبی برای همکاری ، کسب اطلاعات در مورد سایر بخش ها و به روز کردن شرکت شما در مورد فروش ، بازاریابی ، مهندسی و رشد هستند. جلسات همچنین یک راه عالی برای ایجاد روابط و تسهیل پیوند تیمی است.

بنابراین ، چگونه می توانید بیشترین وقت خود را بکار ببرید و اطمینان حاصل کنید که آنها بهترین تجربه جلسه را دارند؟ آنچه شما باید بدانید در اینجا آورده شده است.

جلسه از راه دور چیست؟

یک جلسه از راه دور ، همچنین به عنوان یک جلسه مجازی شناخته می شود ، هنگامی رخ می دهد که گروهی از افراد ، که در مناطق مختلف پراکنده هستند ، از ویدیو و صوت برای اتصال استفاده می کنند. برخط. این نوع جلسات توسط سازمان هایی با تیم های از راه دور یا ترکیبی استفاده می شود. جلسات از راه دور همچنین می تواند برای ارتباط با مشتری ، مشتری یا شرکای تجاری که در شهرها ، ایالت ها یا قاره های مختلف واقع شده اند ، استفاده شود.

ابزارهای جلسات از راه دور

ابزارهای جلسات از راه دور مشترک شامل موارد زیر است:

  1. چگونه جلسات از راه دور برگزار می شود؟
    1. یک نرم افزار جلسات از راه دور انتخاب کنید.
    2. از ابزارهای جلسات از راه دور استفاده کنید.
    3. شرکت کنندگان در جلسه از راه دور خود را دعوت کنید.
    4. نوشتن و توزیع یک دستورالعمل جلسه.
    5. یک مجری جلسات از راه دور اختصاص دهید.
    6. زمان لازم را برای جمع آوری اختصاص دهید.
    7. آداب معاشرت از راه دور را دنبال کنید.
    8. خلاصه جلسه را ایجاد کنید.
    9. ضبط جلسه را ارسال کنید. [19659020] قبل از جلسه

      1. یک نرم افزار جلسات از راه دور را انتخاب کنید.

      انواع مختلفی از گزینه های نرم افزار جلسات از راه دور وجود دارد که می توانید انتخاب کنید ، چه رایگان و چه با هزینه. ارائه دهندگان نرم افزار جلسه از راه دور مانند Zoom ، تنظیم جلسه خود را آسان می کنید تا شرکت کنندگان از راه دور بتوانند در آن شرکت کنند. تحقیق کنید و گزینه های خود را مقایسه کنید تا ببینید کدام یک برای شما و اعضای تیم از راه دور شما به بهترین وجه کار خواهد کرد.

      2. از ابزارهای جلسات از راه دور استفاده کنید.

      علاوه بر نرم افزار ملاقات ، باید در مورد فن آوری AV مورد نیاز خود نیز فکر کنید. سخت افزار کنفرانس ویدیویی شما می تواند تجربه ملاقات شما را ایجاد کرده یا از بین ببرد. اتصال ضعیف صوتی یا تصویری می تواند جلوی یک نشست پربار را بگیرد. برای یک راه حل همه در یک ، Owl جلسه را امتحان کنید. این دوربین فیلمبرداری 360 درجه ای ، میکروفون ها و بلندگوها به اعضای تیم از راه دور کمک می کند تا احساس کنند حضور حضوری در جلسه دارند.

       بیشتر بدانید →

      3. از شرکت کنندگان در جلسه از راه دور خود دعوت کنید.

      پس از حل شدن جنبه های فنی جلسه شما ، زمان آن است که جلسه را برنامه ریزی کنید. جلسات همیشه باید کمتر از یک ساعت باشد (مگر اینکه زمان کار یا ساعت کاری تعیین شده باشد) و اگر جلسه را برگزار می کنید ، همیشه باید سعی کنید زود تمام شود. برخی از شرکت ها که جلسات زیادی دارند حتی "جمعه های جلسات" را آزمایش نکرده اند که یک روز در طول هفته ، هیچ کس جلساتی را برنامه ریزی نمی کند. جلسات چرخه کار را خراب می کند و باعث می شود اعضای تیم هر بار که به آنجا می روند و مجدداً از یک جلسه مجدداً تمرکز کنند. به زمان دیگران توجه داشته باشید و سعی کنید تا حد امکان در مورد برنامه ریزی آگاه باشید.

      قبل از انتخاب زمان جلسه ، اعضای تیم خود را در کجا قرار دهید. هنگامی که شرکت کنندگان در جلسه در مناطق مختلف توزیع می شوند ، بررسی کنید که آیا زمانی وجود دارد که برنامه کاری آنها با هم همپوشانی داشته باشد.

      4. یک دستور کار جلسه بنویسید و توزیع کنید.

      یک دستور کار جلسه دقیقاً مشخص می کند که جلسه شامل چه مواردی خواهد بود و اغلب زمان مشخصی را برای هر موضوع یا نقطه جلسه اختصاص می دهد. آیا یک نفر در مورد یک موضوع خاص صحبت خواهد کرد؟ آیا زمان کافی برای بحث و سؤال وجود دارد؟ دستور کار جلسه به سؤالاتی از این دست پاسخ خواهد داد. بعلاوه ، به شرکت کنندگان در جلسه این امکان را می دهد تا برای جلسه آماده شوند تا احساس راحتی و آمادگی شرکت کنند.

      5. یک مجری جلسات از راه دور اختصاص دهید.

      نقش تسهیل کننده جلسات این است که اطمینان حاصل کنید که جلسات به طور روان اجرا می شود و همه افراد فرصت شرکت دارند. یکی از بزرگترین چالش های ملاقات برای کارمندان از راه دور و در محل ، قطع یا صحبت کردن است. مجری جلسه مکالمه را راهنمایی می کند و امور را پیگیری می کند. آنها توجه زیادی به شرکت کنندگان در جلسه از راه دور خواهند کرد ، اطمینان حاصل کنید که مجموعه AV به درستی کار می کند ، و از جمله کلیه شرکت کنندگان در جلسه از راه دور در گفتگو.

      در طول جلسه

      6. به هم زمان فرصت دهید.

      در ابتدای جلسه ، به شرکت کنندگان کمی وقت بگذارید تا با یکدیگر درهم و برهم شوند. این که کارگران از راه دور قابل رویت باشند و در ارتباط ماندن با همکاران خود که در مناطق مختلف کار می کنند چالش برانگیز است. وقت گذاشتن هر كس برای معرفی و جذب خود به آنها كمك می كند تا ارتباطات محكمی با همكاران خود برقرار كنند.

      7. قوانین و مقررات جلسه از راه دور را دنبال کنید.

      برای اجرای صحیح جلسات از راه دور ، چند دستورالعمل وجود دارد که باید آنها را دنبال کنید. اولین قانون آداب معاشرت ورود به جلسه به موقع است. از پاسخ دادن به حواس پرتی ها ، مانند پاسخ دادن به ایمیل ها در طول جلسه خودداری کنید. چند کاره توجه شما را از جلسه دور می کند و تایپ کردن شما می تواند همکاران شما را نیز منحرف کند. آئین نامه جلسه تضمین می کند که جلسه از راه دور در مسیر باقی بماند ، بنابراین کلیه موارد برنامه در طول زمان اختصاص داده شده تحت پوشش قرار می گیرد.

      پس از جلسه

      8. خلاصه جلسه را ایجاد کنید.

      پس از پایان جلسه دور افتاده ، لیست خاصی از موارد عملی و تحویل ها را که در طول جلسه مورد بحث قرار گرفت ، دنبال کنید. خلاصه را برای همه شرکت کنندگان در جلسه ارسال کنید تا همه بدانند مراحل بعدی چیست و چه کسی مسئول هر یک از تحویل هاست.

      9. ضبط جلسه را بفرستید.

      اگر کسی به دلیل برنامه ریزی یا درگیری در منطقه زمانی قادر به حضور در آن نبود ، ضبط جلسه را برای آنها ارسال کنید. آنها قادر خواهند بود تا مواردی را که از دست داده اند به دست بیاورند و می توانند اطمینان حاصل کنند که در مورد نتایج و موارد عمل از این جلسه شفاف هستند.

      انواع جلسات از راه دور

      در اینجا پنج نوع تیم مختلف از راه دور وجود دارد. جلسات تیم ترکیبی و نحوه فراگیر بودن اعضای تیم از راه دور هنگام برنامه ریزی.

      1. جلسه روزانه یا هفتگی آماده به کار

      طول هدف: 15-30 دقیقه

      ایستادن روزانه یا هفتگی یک راه سریع برای ورود به تیم های از راه دور است و اطمینان حاصل می کند که همه افراد مجهز به سرعت در آنجا هستند. به طور معمول ، صفحات آماده به هر عضو تیم 2-5 دقیقه اجازه می دهد تا در مورد آنچه که در روز گذشته یا هفته قبل کار کرده اند و آنچه که امروز یا آن هفته کار می کنند بحث کند. آنها می توانند به هر چیزی که آنها را نگه داشته باشند یا هر چیز دیگری که ممکن است از تیم نیاز داشته باشند ذکر کنند و به مدیران ایده در مورد آنچه که همه روی آن کار می کنند کمک کنند. جلسات آماده سازی مخصوصاً برای تیم های از راه دور یا ترکیبی مفید است زیرا همه در این دفتر حضور ندارند و به طور اتفاقی در مورد پروژه های فعلی بحث می کنند. آنها همچنین یک راه عالی برای تسهیل در ایجاد تیم و دیدن هر کس حداقل روزی یک بار در روز یا هفته هستند. سعی کنید این جلسات را مختصر نگه دارید و به جزئیات زیادی نپردازید.

      2. جلسه ماهانه یا سه ماهه تیم پیشرفت

      طول هدف: 45 – 60 دقیقه

      جلسات پیشرفت ماهانه یا سه ماهه روشی برای بررسی در ابتکارات ، فروش و یا اهداف شما است. برای این جلسات ، برنامه ای را پیش از موعد ایجاد کنید. به هر ذینفع 5 تا 5 دقیقه فرصت دهید تا تیم را در مورد پیشرفت به سمت اهداف ، سد راه ، موفقیت ها و شکست ها به روز کند. حداقل 15 دقیقه در پایان جلسه برای سؤالات و تأیید اهداف و ابتکار عمل برای دوره بعدی بگذارید.

      3. جلسه مجازی طوفان مغزی

      طول هدف: 15-30 دقیقه

      طوفان های مغزی مجازی در نظر گرفته شده اند تا ایده های سریع تیم را در مورد یک پروژه یا هدف خاص جمع کنند و به عمد باید کمتر از سی دقیقه نگه داشته شوند. جلسات طوفان مغزی مانند ماهی طلایی است ، هر زمان که به آنها می دهید پر می کنند. ایده ها و ایده ها را تشویق کنید و آنها را روی تخته سفید بنویسید (این مورد برای هم تیمی های از راه دور است.) نشست Owl به هم تیمی های از راه دور اجازه می دهد تا آنچه را که از صفحه روی صفحه نوشته شده است ، ببینند. همچنین می توانید برای افراد حاضر در اتاق یادداشت را در یک Google Doc مشترک و پروژه در صفحه نمایش دهید.

      4. هکاتون / جلسه کار تولیدی / ساعت کاری دفتر

      طول هدف: 60 – 120 دقیقه

      این نوع جلسات بلوک زمان برای کار تولیدی یا ارائه منبع به سایر اعضای تیم است. Hackathons یا جلسات کاری تولیدی زمانی را برای تیم شما برای انجام یک پروژه عظیم در یک فضای مشترک فراهم می کند. اطمینان حاصل کنید که برای پیگیری پیشرفت در کار ، یک تماس ویدیویی برای اعضای تیم از راه دور ، دستور کار یا صفحه گسترده داشته باشید و به برخی از مواد غذایی سفارش دهید تا جو انرژی و غیر رسمی حفظ شود. همچنین می توانید یک لیست پخش با کیفیت را برای تیم پرتاب کنید.

      جلسات کاری تولیدی می تواند برای پروژه هایی مانند:

      • به روزرسانی یا بهینه سازی پست های وبلاگ میراث
      • ایجاد محتوا
      • بررسی کد
      • مورد استفاده قرار گیرد. نامزدها

      ساعات اداری راهی برای ارائه مهارت و مهارت شما به بقیه شرکت یا اعضای تیم جدید است. هر هفته یک یا دو ساعت وقت بگذارید تا افراد بیایند و از شما درخواست کمک کنند ، از طریق ایده ها یا طوفان مغزی صحبت کنند. به عنوان مثال ، شما ممکن است یک طراح باشید. شما بازاریابانی دارید که در زمینه طراحی پست های اجتماعی و وبلاگ های CTA به شما کمک می کنند. در طول ساعت کاری هفتگی خود ، بازاریابان می توانند طرح های خود را برای شما به ارمغان آورند و می توانید از طریق جلسات ویدیویی نکات و بازخورد را طی کنید. نشست همکاری گروهی

      طول هدف: 30-45 دقیقه

      جلسات مشترک گروهی برای دو یا چند تیم برای همگام سازی پروژه ها یا اهداف متقابل است. برخی از نمونه های این ممکن است تیم های بازاریابی محصولات و بازاریابی باشد که در راه اندازی محصول ، تیم های فروش و بازاریابی به روزرسانی یکدیگر در پیشرفت / اهداف یا HR و فرهنگ همکاری مشترک در یک برنامه جدید برای رهبری هستند. این جلسات باید نقاط صحبت و برنامه های ارسال شده قبل از زمان را برای تیم آماده کرده باشد و باید زمان زیادی برای سؤالات هر تیم فراهم کند. اگر جلسه منظم است (مثلاً یک جلسه فروش ماهانه و بازاریابی) و احساس می کنید که فروش آن ارائه می شود ، ارائه بازاریابی ، سپس سکوت ، سعی کنید قالب را مخلوط کنید. اطمینان حاصل کنید که دلیلی برای دیدار دو تیم وجود دارد و زمان همکاری فقط به اشتراک گذاشتن دستاوردها یا به روزرسانی ها به روشی یک جهته است.

      این پنج نوع از معمول ترین انواع جلسات برای تیم های از راه دور و ترکیبی است. اطمینان حاصل کنید که برای همه جلسات ، یک پیوند ویدئویی را شامل می شوید ، در صورت لزوم دستور کار را قبل از موعد ارسال می کنید و مکالمات پیگیری را به Slack یا برنامه پیام رسانی دلخواه خود ادامه می دهید. مناطق زمانی را در نظر بگیرید و همه جلسات را ضبط کنید وقتی کسی نمی تواند حضور داشته باشد. جلسه مبارک!

       فراخوان جدید به عمل